- Was kostet eine eigene IT-Abteilung wirklich?
- Was leistet ein Managed IT Service?
- Der direkte Kostenvergleich
- Wann ist eine eigene IT-Abteilung sinnvoll?
- Ein reales Szenario aus der Praxis
- Was bei der Entscheidung wirklich zählt
- Häufig gestellte Fragen
Sie beschäftigen 50 Mitarbeiter, das Geschäft läuft gut – und irgendwann stellt sich die Frage: Brauchen wir jetzt einen eigenen IT-Mitarbeiter? Oder ist ein Managed IT Service die bessere Wahl?
Diese Entscheidung trifft der Mittelstand regelmäßig. Und sie hat echte finanzielle Konsequenzen. Was kosten beide Modelle wirklich? Wo liegen die Unterschiede? Und wann ist welches Modell sinnvoller?
Was kostet eine eigene IT-Abteilung wirklich?
Der offensichtlichste Kostenpunkt ist das Gehalt. Ein IT-Systemadministrator mit Berufserfahrung kostet in Deutschland 2026 brutto zwischen 45.000 und 65.000 Euro pro Jahr. Dazu kommen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung von rund 20 Prozent – also weitere 9.000 bis 13.000 Euro.
Damit ist es aber nicht getan.
Ein einzelner IT-Mitarbeiter braucht Werkzeuge: Monitoring-Software, Backup-Lösungen, Sicherheitstools, Lizenzen. Das summiert sich schnell auf mehrere Tausend Euro pro Jahr. Hinzu kommen Weiterbildungen – IT-Sicherheit entwickelt sich schnell, und wer nicht aktuell bleibt, wird zur Schwachstelle.
Was oft übersehen wird: Urlaub, Krankheit, Kündigung. Fällt der einzige IT-Mitarbeiter aus, steht das Unternehmen ohne Unterstützung da. Für ein Unternehmen mit 40 bis 80 Arbeitsplätzen ist das ein echtes Betriebsrisiko.
Die versteckten Kosten einer Ein-Mann-IT
Ein einzelner Mitarbeiter kann nicht alles abdecken. Netzwerksicherheit, Endpoint-Management, Backup, Cloud-Migration, Compliance-Dokumentation, Firewall-Administration, Telefonie, Microsoft 365, Serverüberwachung rund um die Uhr – das ist kein Aufgabenbereich für eine Person.
Was in der Praxis passiert: Der IT-Mitarbeiter priorisiert das Dringende und vernachlässigt das Wichtige. Sicherheitsupdates werden aufgeschoben. Backups werden nicht regelmäßig getestet. Die Firewall läuft mit Standardkonfiguration. Genau hier entstehen die teuren Ausfälle.
Was leistet ein Managed IT Service?
Ein Managed IT Service übernimmt den gesamten IT-Betrieb unter einem Vertrag. Workstation-Management, Patch-Management, Serverüberwachung, Backup, Sicherheit, Telefonie, Compliance-Dokumentation – alles aus einer Hand.
Der entscheidende Unterschied liegt in der Breite des abgedeckten Know-hows. Ein Managed Service Provider hat Spezialisten für Netzwerksicherheit, Cloud-Infrastruktur, Endpoint-Management und Compliance. Dieses Spektrum lässt sich mit einem einzelnen internen Mitarbeiter nicht abbilden.
Konkret: Breihof IT Service bietet Managed Client ab 9,90 Euro pro Monat pro Gerät (ab 20 Endgeräten) und Managed Server ab 49,90 Euro pro Monat. Enthalten sind tägliche Health Checks, Monitoring, Patch-Management, Antivirus, Antispam und Remote-Support. Planbare Kosten, keine Überraschungen.
Was ein Managed Service abdeckt, das intern kaum wirtschaftlich darstellbar ist
Einige Leistungen lassen sich für ein Unternehmen mit 40 bis 80 Mitarbeitern intern schlicht nicht sinnvoll aufbauen:
- SOC-gestütztes EDR/XDR: SentinelOne mit einem Security Operations Center im Hintergrund, das rund um die Uhr Bedrohungen erkennt und darauf reagiert
- NextGen Firewall: WatchGuard-Firewall mit aktiver Verwaltung – nicht nur installieren und vergessen
- Phishing-Simulation und Security Awareness Training: Regelmäßige Tests und Schulungen für alle Mitarbeiter
- MFA mit YubiKey: Hardware-basierte Zwei-Faktor-Authentifizierung für kritische Zugänge
- DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung und -Verschlüsselung: Dokumentiert und auditierbar
Diese Leistungen intern aufzubauen würde mehrere Vollzeitstellen und erhebliche Lizenzkosten erfordern.
Der direkte Kostenvergleich
Ein konkretes Beispiel: ein Handelsunternehmen mit 60 Mitarbeitern und 60 Arbeitsplätzen in Baden-Württemberg.
Eigene IT-Abteilung (ein Mitarbeiter):
- Bruttogehalt: ca. 55.000 Euro/Jahr
- Arbeitgeberanteil: ca. 11.000 Euro/Jahr
- Softwarelizenzen und Tools: ca. 5.000 Euro/Jahr
- Weiterbildung: ca. 2.000 Euro/Jahr
- Gesamtkosten: ca. 73.000 Euro/Jahr
Ohne Vertretungsregelung bei Urlaub oder Krankheit. Und ohne die Lücken, die ein einzelner Mitarbeiter zwangsläufig hinterlässt.
Managed IT Service:
- 60 Managed Clients à 9,90 Euro: 594 Euro/Monat
- Managed Server (ein Server): 49,90 Euro/Monat
- Backup, Firewall, Security-Pakete: auf Anfrage, im Flat-Rate-Modell planbar
- Richtwert: deutlich unter 30.000 Euro/Jahr für ein vergleichbares Leistungspaket
Der Unterschied ist erheblich – und der Managed Service liefert dabei mehr Tiefe in der Absicherung.
Wann ist eine eigene IT-Abteilung sinnvoll?
Es gibt Situationen, in denen internes IT-Personal Sinn ergibt. Wächst ein Unternehmen über 150 Mitarbeiter hinaus und betreibt sehr spezifische, proprietäre Systeme, kann ein interner Spezialist für genau diese Systeme sinnvoll sein. Gleiches gilt für Unternehmen mit eigener Softwareentwicklung oder komplexen Produktionssystemen, die spezialisiertes IT-Know-how erfordern.
Für ein Unternehmen mit 40 bis 80 Mitarbeitern in Handel, Logistik oder Dienstleistung trifft das in der Regel nicht zu. Hier überwiegen die Vorteile eines Managed Service deutlich.
Das Hybridmodell: eine Option mit Tücken
Manche Unternehmen beschäftigen einen IT-Mitarbeiter und beauftragen zusätzlich einen Managed Service Provider. Das kann funktionieren – wenn die Rollen klar getrennt sind. Häufig entsteht aber eine unklare Verantwortungsverteilung: Wer ist zuständig, wenn der Server ausfällt? Wer dokumentiert die Konfiguration? Wer reagiert nachts auf einen Sicherheitsvorfall?
Ohne klare Vertragsstruktur ist das Hybridmodell am Ende teurer als beide Einzellösungen.
Ein reales Szenario aus der Praxis
Ein Logistikunternehmen mit 55 Mitarbeitern hatte einen internen IT-Mitarbeiter, der primär für den Support zuständig war. Die Serverüberwachung lief nebenbei. Backups wurden manuell angestoßen. Eine Firewall war vorhanden – aber seit zwei Jahren nicht aktualisiert.
Nach einem Ransomware-Angriff stand der Betrieb drei Tage still. Die Wiederherstellung kostete mehr als 80.000 Euro, inklusive Datenverlust, Ausfallzeit und externer Forensik. Der IT-Mitarbeiter war nicht schuld. Er war schlicht überlastet und hatte keine Werkzeuge für proaktive Sicherheit.
Genau dieses Szenario lässt sich mit einem Managed Service verhindern. Nicht weil der Anbieter besser ist als ein einzelner Mitarbeiter, sondern weil er die richtigen Werkzeuge und Prozesse strukturell einsetzt: automatisiertes Backup mit schneller Wiederherstellung, EDR mit SOC-Überwachung, regelmäßige Patch-Zyklen, getestete Firewall-Konfiguration.
Was bei der Entscheidung wirklich zählt
Die Frage ist nicht nur: Was kostet weniger? Die richtige Frage lautet: Was sichert meinen Betrieb besser ab?
Für Unternehmen mit 40 bis 80 Mitarbeitern ohne komplexe Eigenentwicklung spricht fast alles für den Managed Service. Planbare Kosten. Breiteres Know-how. Keine Abhängigkeit von einer einzelnen Person. Und Sicherheitstools auf Enterprise-Niveau, die intern nicht wirtschaftlich darstellbar wären.
Ein interner IT-Mitarbeiter kann eine sinnvolle Ergänzung sein, wenn er strategische Aufgaben übernimmt und der Managed Service Provider den operativen Betrieb verantwortet. Als alleinige IT-Lösung reicht er für diesen Unternehmensbereich aber selten aus.
Neugierig, was ein Managed IT Service für Ihr Unternehmen konkret bedeuten würde? Sprechen Sie mit uns auf breihof-it.de.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet ein Managed IT Service für ein Unternehmen mit 60 Mitarbeitern?
Die Kosten hängen vom Leistungsumfang ab. Als Orientierung: Managed Client beginnt bei 9,90 Euro pro Monat pro Gerät, Managed Server bei 49,90 Euro pro Monat. Für 60 Arbeitsplätze inklusive Server und Sicherheitspaket liegt der Richtwert deutlich unter den Kosten eines einzelnen IT-Mitarbeiters.
Was ist der Hauptunterschied zwischen einem Managed Service und einem internen IT-Mitarbeiter?
Ein Managed Service Provider bringt ein Team mit Spezialisten für verschiedene Bereiche mit: Netzwerksicherheit, Cloud, Backup, Compliance. Ein einzelner interner Mitarbeiter kann dieses Spektrum nicht allein abdecken – besonders nicht in einem Unternehmen mit 40 bis 80 Arbeitsplätzen.
Kann ich einen Managed Service und einen internen IT-Mitarbeiter kombinieren?
Ja, aber nur wenn die Verantwortlichkeiten klar vertraglich geregelt sind. Ohne klare Abgrenzung entstehen Lücken und Doppelkosten. Ein sinnvolles Modell wäre: interner Mitarbeiter für strategische IT-Planung, Managed Service für den operativen Betrieb.
Welche Sicherheitsleistungen sind in einem Managed IT Service typischerweise enthalten?
Das variiert je nach Anbieter. Ein vollständiges Paket umfasst NextGen Firewall, EDR/XDR mit SOC-Überwachung, Phishing-Simulation, MFA, E-Mail-Verschlüsselung und automatisiertes Backup. Diese Kombination intern aufzubauen würde mehrere Vollzeitstellen erfordern.
Wie schnell kann ein Managed Service Provider bei einem IT-Ausfall reagieren?
Das hängt vom Vertrag ab. Gute Managed Service Verträge definieren klare Reaktionszeiten und beinhalten proaktives Monitoring, das Probleme oft erkennt, bevor sie zu Ausfällen werden.
Ist ein Managed IT Service auch für Unternehmen ohne eigene Server sinnvoll?
Ja. Auch reine Cloud-Umgebungen mit Microsoft 365 oder Google Workspace benötigen Verwaltung, Sicherheitsüberwachung, Backup und Compliance-Dokumentation. Managed Service Provider decken diese Umgebungen vollständig ab.
Was passiert, wenn der Managed Service Provider ausfällt oder das Unternehmen wechseln möchte?
Seriöse Anbieter dokumentieren alle Konfigurationen und übergeben diese bei Vertragsende. Achten Sie bei der Auswahl auf transparente Dokumentationspflichten im Vertrag und klare Übergaberegelungen.
Die Entscheidung zwischen Managed IT Service und eigener IT-Abteilung hängt nicht allein von der Unternehmensgröße ab. Sie ist eine Frage der Risikobereitschaft, der Budgetplanung und der IT-Tiefe, die Ihr Betrieb wirklich braucht. Für die meisten Unternehmen zwischen 40 und 80 Mitarbeitern ist der Managed Service die wirtschaftlich und sicherheitstechnisch stärkere Wahl.
