Google Workspace Beratung · Heidelberg
Zu viele Tools, zu wenig Ordnung?
Eine Plattform löst das.
Google Workspace bündelt E-Mail, Cloud-Speicher, Videokonferenzen, Chat und KI-Assistenz in einer Oberfläche – DSGVO-konform mit Daten in der EU. BREiHOF iT richtet alles für Sie ein, migriert Ihre Daten und betreut Sie dauerhaft in Heidelberg.
Google Workspace im Überblick
Kennen Sie das?
Typische IT-Probleme, die Google Workspace löst
Unternehmen zwischen 10 und 150 Mitarbeitern kämpfen immer wieder mit denselben Problemen – oft ohne zu wissen, dass eine einzige Plattform das meiste davon eliminiert.
E-Mails über private Adressen
Mitarbeiter kommunizieren von @gmail.com statt @ihrefirma.de – unprofessionell, unkontrollierbar und ein DSGVO-Risiko.
Dokumente als E-Mail-Anhang
„Bericht_v3_final_FINAL.docx" kursiert per Mail. Niemand weiß, welche Version aktuell ist. Gemeinsames Arbeiten kostet Stunden.
Tool-Wildwuchs
Slack, Zoom, Dropbox, WhatsApp – bezahlt, aber unkoordiniert. Keine zentrale Verwaltung, Daten überall verstreut.
Kein Überblick über Zugriffsrechte
Ex-Mitarbeiter haben noch Zugang. Wer darf was sehen? Wer hat welche Dateien geteilt? Keine Antwort ohne stundenlange Recherche.
Remote-Arbeit bremst statt beschleunigt
VPN ist langsam, Dateien sind nur im Büro erreichbar. Onboarding neuer Mitarbeiter dauert Tage statt Stunden.
Versteckte IT-Kosten
Server-Wartung, Lizenzen, Tool-Abos und ungeplante Support-Stunden summieren sich. Was alles kostet, weiß niemand genau.
Die Lösung
Was Google Workspace für Ihr Unternehmen leistet
- Gmail Business – professionelle E-Mail unter Ihrer Domain, 30 GB bis 2 TB Postfach, KI-Spam-Schutz
- Google Drive & Shared Drives – zentraler Cloud-Speicher, Zugriffsrechte sekundengenau steuerbar
- Docs, Sheets, Slides – Echtzeit-Kollaboration ohne „Datei gesperrt"-Fehlermeldungen, MS-Office-kompatibel
- Google Meet – Videokonferenzen für bis zu 500 Teilnehmer inkl. Aufzeichnung, direkt im Browser
- Google Chat & Spaces – Teamkommunikation organisiert nach Projekten, kein separates Tool nötig
- Vault – E-Mail- und Datei-Archivierung nach HGB, rechtssichere Aufbewahrung
- Gemini KI – KI-Assistent in Gmail, Docs und Meet: Entwürfe erstellen, Meetings zusammenfassen, Texte überarbeiten
- Admin-Konsole – eine einzige Oberfläche für alle Nutzer, Geräte und Sicherheitsrichtlinien
Rechenbeispiel
50 Mitarbeiter
Business Standard · Jahresvertrag
- Professionelle E-Mail mit Ihrer Domain
- 2 TB Cloud-Speicher pro Person
- Videokonferenzen inkl. Aufzeichnung
- Team-Chat & Projektspaces
- Office-Suite mit KI-Assistent
- Kein Server, keine Hardware-Kosten
Ehrlicher Vergleich
Google Workspace vs. Microsoft 365
Beide Plattformen sind solide – die richtige Wahl hängt von Ihrer Arbeitsweise ab. Wir beraten Sie neutral und empfehlen, was wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.
| Kriterium | Google Workspace | Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Administration | ✓ Eine einzige Web-Konsole für alles | ~ 7+ Admin-Portale (Entra ID, Exchange, Teams, SharePoint, Intune…) |
| Echtzeit-Kollaboration | ✓ Von Grund auf für simultanes Arbeiten gebaut | ~ Nachträglich ergänzt, gelegentliche Synchronisationsprobleme |
| Preis (50 MA, Jahresvertrag) | ✓ ca. 575 €/Monat (Business Standard, all-in) | ~ ca. 600–850 €/Monat je nach Add-ons (Intune, Archivierung…) |
| KI-Assistent | ✓ Gemini ab ca. 20 €/Nutzer/Monat | ~ Copilot ab ca. 28 €/Nutzer/Monat |
| Mobile & BYOD | ✓ Konsistent stark bewertet, MDM inklusive | ~ Gut, Intune als separates Add-on |
| DSGVO & EU-Daten | ✓ EU-Datenregion, BSI C5, Rechenzentren Frankfurt & Berlin | ✓ Ebenfalls DSGVO-konform, EU-Rechenzentren vorhanden |
| Office-Desktop-Apps (Word, Excel) | ~ Web-Apps, kompatibel, für komplexe Makros begrenzt | ✓ Vollständige Desktop-Apps, Makros, erweitertes Formatting |
| Marktverbreitung Deutschland | ~ Wachsend, stark in Startups & Scale-ups | ✓ Hohe Marktdurchdringung, bekannter Standard |
Betreuen auch Microsoft 365? Zur M365-Beratungsseite →
Transparente Preise
Google Workspace Editionen im Überblick
Alle Business-Pläne sind auf 300 Nutzer begrenzt – für KMU mit 10–150 Mitarbeitern kein Thema. Preise gelten für Jahresverträge.
- Gmail mit eigener Domain
- 30 GB Speicher/Nutzer
- Meet bis 100 Teilnehmer
- Docs, Sheets, Slides
- Chat & Spaces
- Alles aus Starter
- 2 TB Speicher/Nutzer
- Meet bis 150 + Aufzeichnung
- Shared Drives
- Vault (Archivierung)
- Gemini KI-Assistent
- Alles aus Standard
- 5 TB Speicher/Nutzer
- Meet bis 500 Teilnehmer
- DLP für Gmail
- Erweitertes Endpoint-Mgmt.
- Alles aus Plus
- EU-Datenresidenz (garantiert)
- Meet bis 1.000 Teilnehmer
- Client-Side Encryption
- Security Center & SIEM
Preise basieren auf dem Stand 2024 und können sich ändern. Wir ermitteln im Erstgespräch das optimale Paket für Ihre Teamgröße und Anforderungen.
So läuft es ab
Migration zu Google Workspace in 5 Schritten
Ihr Betrieb läuft während der gesamten Migration durch. Kein Datenverlust, kein Produktivitätsausfall – wir koordinieren alles.
Analyse & Beratung
Wir erfassen Ihre aktuelle IT-Landschaft, Nutzerzahl und Anforderungen – und empfehlen den passenden Workspace-Plan. Kostenloses Erstgespräch, 30 Minuten.
Einrichtung & Konfiguration
Domainverifizierung, Nutzeranlage, Sicherheitsrichtlinien (2FA, MDM), Datenregion EU, Sharing-Einstellungen – DSGVO-konform von Anfang an.
Datenmigration
E-Mails, Kontakte, Kalender und Dateien werden vollständig übertragen. Parallel betreiben Sie beide Systeme – kein harter Schnitt.
Schulung Ihrer Mitarbeiter
Praxisorientierte Einführung für Ihr Team – von Gmail und Drive bis Meet und Chat. Optional als Präsenz-Workshop oder Remote-Session.
Go-Live & laufende Betreuung
Nach dem Go-Live übernehmen wir die Administration, betreuen neue Mitarbeiter und halten Ihr Workspace aktuell – als dauerhafter IT-Partner.
Rechtssicherheit
Google Workspace und DSGVO: Die Fakten
Seit 2023 rechtssicher geklärt
Der häufigste Einwand – „Darf ich Daten bei einem US-Unternehmen speichern?" – hat seit dem EU-US Data Privacy Framework (Juli 2023) eine klare Antwort: Ja. Der Beschluss schafft die Rechtsgrundlage nach Art. 45 DSGVO. Ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln.
Ab Business Standard können Admins die Datenregion auf Europa beschränken. Google betreibt Rechenzentren in Frankfurt und Berlin. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird direkt in der Admin-Konsole abgeschlossen – kein Papierformular nötig.
Was wir für Sie übernehmen
- AVV direkt in der Admin-Konsole abschließen
- Datenregion auf Europa setzen
- 2-Faktor-Authentifizierung für alle Nutzer erzwingen
- Sharing-Einstellungen und externe Zugriffsrechte konfigurieren
- Google Workspace in Ihr Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO) aufnehmen
- Mitarbeiter für datenschutzkonformen Umgang schulen
Hinweis: NOYB hat eine Anfechtung des DPF angekündigt. Stand April 2026 ist das Framework in Kraft und gültig. Wir informieren Sie bei Änderungen.
Häufige Fragen
Google Workspace – Ihre Fragen, unsere Antworten
Ist Google Workspace DSGVO-konform?
Ja. Seit dem EU-US Data Privacy Framework (Juli 2023) besteht eine rechtssichere Grundlage für Datentransfers nach Art. 45 DSGVO. Die Datenregion kann auf Europa beschränkt werden, Google betreibt Rechenzentren in Frankfurt und Berlin, und der AVV wird direkt in der Admin-Konsole abgeschlossen. Google Workspace ist zudem BSI C5-testiert und ISO 27001/27018-zertifiziert. Wir kümmern uns um die rechtssichere Konfiguration.
Wie lange dauert eine Migration zu Google Workspace?
Für ein KMU mit 20–80 Mitarbeitern rechnen wir mit 2–4 Wochen: Planung, E-Mail- und Datenmigration, Sicherheitskonfiguration und Mitarbeiterschulung. Ihr Betrieb läuft durchgehend – wir betreiben beide Systeme parallel, bis alles reibungslos funktioniert.
Kann ich Google Workspace und Microsoft Office parallel nutzen?
Ja. Google Workspace öffnet, bearbeitet und speichert Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien nativ. Sie können beide Umgebungen parallel betreiben. Für Power-User mit komplexen Makros oder spezifischen Excel-Anforderungen beraten wir Sie, welche Kombination am besten passt – wir betreuen auch Microsoft 365.
Was kostet Google Workspace pro Mitarbeiter?
Business Standard – unser Empfehlung für die meisten KMU – kostet ca. 11,50 €/Nutzer/Monat im Jahresvertrag. Für 50 Mitarbeiter sind das rund 575 €/Monat für E-Mail, Cloud-Speicher (2 TB/Nutzer), Videokonferenzen inkl. Aufzeichnung, Chat und die komplette Office-Suite mit KI-Assistent. Die genauen Preise ermitteln wir im kostenlosen Erstgespräch.
Funktioniert Google Workspace auch offline?
Ja. Docs, Sheets und Slides können offline geöffnet und bearbeitet werden – Änderungen synchronisieren sich, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Gmail bietet ebenfalls Offline-Zugriff über Chrome. Für mobile Nutzung sind die Android- und iOS-Apps auch ohne Verbindung nutzbar.
Wir nutzen schon Microsoft 365 – lohnt sich ein Wechsel?
Das hängt von Ihrer Situation ab. Google Workspace ist besonders attraktiv, wenn Sie die Administration vereinfachen, Kosten für Add-ons sparen oder die Echtzeit-Kollaboration verbessern wollen. Wenn Sie intensiv Excel-Makros oder PowerPoint-Animationen nutzen, ist Microsoft 365 oft die bessere Wahl. Wir analysieren das im kostenlosen Erstgespräch neutral – ohne Verkaufsdruck.
Nächster Schritt
In 30 Minuten wissen Sie, ob Google Workspace zu Ihnen passt.
Kostenlose & unverbindliche Erstberatung mit Dietmar Breihof – persönlich, ohne Call-Center, auf Augenhöhe. Wir analysieren Ihre aktuelle Situation und zeigen Ihnen konkret, was Google Workspace für Ihr Unternehmen bedeutet.
- Google Workspace Preise: workspace.google.com/intl/de/pricing/ (Stand 2024, Preiserhöhung März 2024 – vor Veröffentlichung aktuell prüfen)
- EU-US Data Privacy Framework: Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, 10. Juli 2023 – ec.europa.eu
- BSI-Lagebericht zur IT-Sicherheit: bsi.bund.de, Kapitel KMU-Bedrohungslage
- Google Cloud Zertifizierungen: cloud.google.com/security/compliance