Die gefährliche Mail sieht aus wie vom Chef.

Rot bei klarer Bedrohung. Gelb bei ungewöhnlichem Verhalten – zum Beispiel Erstabsender oder eine Bitte um Passwort oder Rechnung. Grau bei externen, unbedenklichen Mails, oft Newsletter oder Marketing. Grün gibt es nicht: Grün würde Sicherheit vortäuschen. Schwellen stellen wir so ein, dass echte Risiken sichtbar bleiben.

Weil Links ausgetauscht werden. Angreifer schalten eine Seite oft erst scharf, wenn die Mail längst zugestellt ist – beim Eintreffen war sie harmlos. Deshalb wird das Ziel erst in dem Moment geprüft, in dem jemand klickt, nicht schon bei der Zustellung. Beim Antworten und Weiterleiten verschwindet die Umschreibung automatisch: Ihre Kunden und Lieferanten bekommen den Originallink zu sehen.

Manchmal um einen Moment, ja. Beim Klick wird die Zielseite zuerst in einer abgeschotteten Umgebung geöffnet und auf Schadsoftware untersucht, bevor sie im Browser erscheint. Das ist kein Fehler, sondern die Prüfung. Sagen Sie es Ihren Mitarbeitenden vorher – sonst landet es als Ticket bei Ihnen.

Ein QR-Code ist ein Link, den niemand lesen kann. Genau deshalb sind sie bei Angreifern beliebt: Das Handy ist meist schlechter geschützt als der Rechner. INKY liest QR-Codes in E-Mails mit und prüft, wohin sie führen – und erkennt auch nachgebaute Anmeldeseiten, die Zugangsdaten abgreifen sollen.

INKY merkt sich, wer bei Ihnen normalerweise mit wem schreibt und in welchem Ton. Eine angebliche Chef-Mail von einer fremden Adresse weicht von diesem Netz ab – dann erscheint das Banner. Der Filter allein sieht oft nur eine saubere, neue Nachricht.

Für den Standard-Schutz mit INKY in der Regel nicht. INKY hängt am Postfach (zum Beispiel Microsoft 365) und läuft parallel zum vorhandenen Schutz. Eine Umleitung des Mailverkehrs ist nicht zwingend.

Genau deshalb ergänzt INKY. Defender filtert im Hintergrund. INKY warnt sichtbar im Posteingang – und erkennt Chef-Imitation und gefälschte Marken, die rein technische Filter oft durchlassen. Mehr dazu unter Microsoft 365.

INKY ist ein US-Anbieter, betreibt aber neben den US- auch EU-Rechenzentren. Wir richten grundsätzlich im EU-Rechenzentrum ein, nie im US-amerikanischen. Rohe Nachrichteninhalte speichert INKY nach eigener Angabe nicht; gespeichert werden technische Bewertungsdaten. Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen wir ab und bereiten den Eintrag in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten vor. Für Verschlüsselung und Zertifikate gibt es optional ein deutsches Modul – ohne zweiten Spam-Filter.

Nein. Die Prüfung läuft vollautomatisch – Rechenregeln, Mustervergleich, Bilderkennung. Es gibt keine Oberfläche, in der Vorgesetzte, Kolleginnen, unsere Techniker oder der Hersteller den Inhalt einer E-Mail nachlesen könnten. Sichtbar wird nur, dass eine Nachricht auffällig war, nicht was darin stand. Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet nicht statt. Der Hersteller gibt an, keine rohen Nachrichteninhalte dauerhaft zu speichern; technische Beobachtungsdaten werden nach sechs Monaten gelöscht. Als Nachweise nennt er SOC 2 Type II, ISO 27001 und DSGVO-Konformität sowie Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung.

Wo ein Betriebsrat besteht, ist ein System, das E-Mails automatisiert prüft, häufig mitbestimmungspflichtig – die Bewertung trifft Ihr Haus, nicht wir. Was wir liefern: eine verständliche Beschreibung, was geprüft wird, was gespeichert wird und was ausdrücklich nicht passiert. Erfahrungsgemäß nimmt eine Information vorab die halbe Diskussion vorweg.

Das ist der Teil, den die meisten unterschätzen. Am Tag der Umstellung sehen alle plötzlich farbige Balken und veränderte Links – ohne Vorbereitung kommen genau dann die Rückfragen. Wir haben die Unterlagen dafür fertig: eine Information zum Ausdrucken, eine Mailvorlage für die Geschäftsführung, eine Kurzfassung für den Aushang und die Antwort auf die Datenschutzfrage. Sie bekommen sie mit, ohne dass jemand bei Ihnen etwas schreiben muss. Alle Vorlagen liegen auch frei zum Herunterladen bereit: Einführungspaket E-Mail-Schutz.

Für den Alltag reicht die automatische Transportverschlüsselung – die Verbindung ist geschützt. Hochsensible Daten verschlüsseln Sie in Outlook oder Gmail per Klick, oder wir richten Regeln ein. Ein dauerhaftes Zertifikats-Add-on brauchen Sie nur, wenn das wirklich nötig ist. Den Phishing-Schutz übernimmt INKY – Verschlüsselung ist kein zweiter Spam-Filter.

Ohne DMARC kann jemand E-Mails im Namen Ihrer Firma versenden. Ihre Kunden sehen keinen Unterschied. Wir richten das schrittweise ein – unabhängig vom Banner-Schutz.

Für die meisten Microsoft-365-Umgebungen ist INKY in wenigen Tagen produktiv. Das Beziehungsnetz wächst mit dem normalen Mailverkehr. DMARC braucht oft 2–4 Wochen Beobachtung. Zertifikate nur bei Bedarf.